Смоликова Марина Владимировна

Управляющий делами администрации

тел. 60-65-71

Курирует деятельность:

сектора по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации (в части работы с обращениями граждан и юридических лиц, ведения административных процедур);
отдела записи актов гражданского состояния администрации;
группы бухгалтерского учёта и отчётности администрации (в части хозяйственных дел);
секретаря приёмной;
водителя автомобиля;
рабочих по комплексному обслуживанию и ремонту зданий;
уборщиков помещений;
уборщика территорий

Координирует вопросы:

совершенствования форм и методов деятельности аппарата администрации, планирования ее работы, соблюдения регламента администрации, правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины работниками администрации, пропускного режима.

Обеспечивает реализацию целей и задач деятельности администрации, определяет методы и способы их решения для каждого подчинённого работника, своевременно уточняет и дополняет их должностные инструкции, составляет графики отпусков работников управления делами и согласовывает графики отпусков работников курируемых структурных подразделений.

Организует хозяйственно-техническое обслуживание заседаний администрации и проводимых в администрации совещаний, обеспечивает техническое сопровождение видеоконференцсвязи.

Формирует повестку дня заседаний администрации, принимает меры по предотвращению включения в неё вопросов, подлежащих рассмотрению в комиссиях при администрации, руководит подготовкой проектов решений администрации, распоряжений главы администрации, других управленческих документов, в части касающейся, организует контроль выполнения плановых решений администрации.

Ведет делопроизводство по документам ДСП, осуществляет контроль по этим документам, составляет акты сверки наличия и акты на уничтожение документов имеющих ограничительный гриф, обеспечивает их сохранность.

Ведет учёт по бронированию военнообязанных лиц администрации, организует подготовку документов специального воинского учета военнообязанных, обеспечивает получение, учет, хранение, использование бланков специального воинского учета, ведение книги учета бланков согласно законодательства Республики Беларусь, проводит сверку бланков специального воинского учета на реже одного раза в год с соответствующими отметками в книгах по учету бланков специального воинского учета, своевременно погашает бланки специального воинского учета в военном комиссариате, составляет ежегодные планы работы по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных.

Осуществляет координирование и методическое руководство по соблюдению законодательства в сфере делопроизводства, по своевременному исполнению поручений, содержащиеся в документах и контроля за исполнением нормативных, правовых и распорядительных документов.

Координирует деятельность архива администрации, разработку номенклатуры дел, правильности её формирования, своевременности и полноты сдачи материалов в государственный архив для постоянного хранения, осуществляет контрольно-методические функции при выполнении этой работы в структурных подразделениях администрации.

Обеспечивает своевременное представление в региональный центр правовой информации Витебской области решений администрации для формирования банка данных локальных правовых актов администрации.

Осуществляет материально-техническое обеспечение советов ОПОП.

Планирует и организует ремонт зданий, помещений, других основных фондов администрации, контролирует качество его проведения, организует приёмку выполненных работ, обеспечивает экономию выделяемых на эти цели бюджетных средств.

Обеспечивает создание работникам администрации необходимых условий труда, планирует и организует приобретение мебели, хозяйственного инвентаря, оргтехники, канцелярских принадлежностей и прочих хозяйственных материалов.

Обеспечивает поддержание в соответствии с действующими нормами и правилами состояние инженерных коммуникаций (систем связи, освещения, отопления, водообеспечения, канализации и прочих).

Визирует договоры по хозяйственной деятельности администрации.

Комиссионно разрабатывает закрепление площадей и норм труда за уборщиками служебных помещений, уборщиком территории, рабочими по комплексному обслуживанию и ремонту зданий, согласно действующему законодательству.

Обеспечивает в администрации надлежащий санитарно-гигиенический режим, соблюдение норм и правил пожарной

безопасности, руководит работами по уборке, благоустройству, озеленению прилегающей территории, архитектурно-художественному оформлению фасада здания администрации.

Обеспечивает бесперебойную работу служебного транспорта, поддержание его в технически исправном состоянии, организует технический осмотр автомобилей, готовит распоряжения о закреплении служебных легковых автомобилей администрации и утверждении норм расхода топлива.

Следит за состоянием государственной символики установленной на здании администрации и залах заседаний, по поручению руководства организует вывешивание государственной символики на здание администрации в праздничные дни.

Отвечает за реализацию требований Директивы Президента Республики Беларусь от 26 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата» в администрации района.

Выполняет кураторские функции по организации работы с гражданами и юридическими лицами, обеспечении приема и работы с их обращениями, выполнении административных процедур по принципу «одно окно» в структурных подразделениях администрации.

Несет ответственность за ведение книги замечаний и предложений в администрации.

Выполняет кураторские функции по соблюдению законодательства и использовании народных традиций, обычаев, торжественных обрядов при регистрации актов гражданского состояния.

Оказывает содействие нанимателю в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, оперативно информирует главу администрации о несчастном случае, происшедшем в организации, а также о ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него или окружающих людей.

Руководит:

административной комиссией;
комиссией администрации Железнодорожного района г. Витебска по организации и проведению процедур государственных закупок;
экспертной комиссией;
комиссией по списанию материальных ценностей;
рабочей группой по проведению мониторинга соблюдения трудовой дисциплины и пропускного режима в организациях Железнодорожного района;
добровольной пожарной дружиной и комиссией по противопожарному состоянию администрации.