Государственное учреждение "Витебский городской архив"
Контактная информация
Адрес: ул. Янки Купалы, д. 6, 210026, г. Витебск, Республика Беларусь
Телефоны: (коды: международный 375 212; по Беларуси 8 0212) 64 21 12, 64 21 09, 64 43 87, тел./факс 64 43 81
E-mail: vit.gor.arhive@vitebskgik.by
Время работы: понедельник – пятница 8.00 - 17.00, перерыв на обед 13.00-14.00
суббота, воскресенье, праздничные дни – выходной.
Проезд: автобусы № 1, 2, 2А, 5, 6, 11, 12, 15, 15А, 19, 25, 26, 26А, 30, 41, 42, 106, 106А; троллейбусы № 2, 4, 7, 8, 9, 15
Директор архива – Шарендо Валентина Васильевна, тел. 64 21 12
Личный прием директором архива: среда 8.00 – 13.00, вторая среда месяца 15.00 – 20.00.
График проведения «прямых телефонных линий» на 2023 год:
Дата |
Время проведения |
Тема |
Номер |
Ответственное лицо |
10.01.2023 |
9.00-11.00 |
Пути поиска архивных документов для получения сведений генеалогического, биографического, социально-правового характера |
64 21 12 |
Шарендо Валентина Васильевна, директор архива |
12.04.2023 |
9.00-11.00 |
Порядок передачи документов на хранение в территориальный архив, архив вышестоящей организации при ликвидации юридического лица, прекращении деятельности индивидуального предпринимателя |
64 21 12 |
Шарендо Валентина Васильевна, директор архива |
13.09.2023 |
9.00-11.00 |
Основные направления работы организаций по соблюдению законодательства по архивному делу и делопроизводству |
64 21 12 |
Шарендо Валентина Васильевна, директор архива |
13.12.2023 |
9.00-11.00 |
Принципы составления номенклатуры дел организации на календарный год |
64 21 12 |
Шарендо Валентина Васильевна, директор архива |
Главный бухгалтер – Павроз Елена Николаевна, тел. 64 21 13
Структурные подразделения:
отдел комплектования архива, обеспечения сохранности документов, работы с организациями; заведующий – Пискунова Наталья Анатольевна, тел. 64 43 87
отдел использования документов;
заведующий – Андреева Екатерина Васильевна, тел. 64 43 81, 64 43 82
Вышестоящие и курирующие организации:
Витебский городской исполнительный комитет. Управляющий делами – начальник управления делами
Главное управление юстиции Витебского областного исполнительного комитета Отдел государственной регистрации коммерческих (некоммерческих) организаций, юридической экспертизы и организации работы архивных учреждений
адрес: ул. Правды, 18, 210015, г. Витебск
телефон: (коды: международный 375 212; по Беларуси 8 0212) 67 66 79
Консультирование представителей юридических лиц, прием граждан, заявлений по осуществлению административных процедур о выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера: понедельник – пятница 8.00 – 17.00. Предварительная запись по телефону 64 43 82.
Прием заявлений граждан и выдача решений по административным процедурам о выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера осуществляется также в службе «одно окно» Витебского городского исполнительного комитета.
Консультирование, прием представителей юридических лиц по вопросам организации делопроизводства и функционирования архивов: вторник, среда, четверг 8.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.
Прием на хранение в архив документов от представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в связи с ликвидацией, прекращением предпринимательской деятельности по предварительной записи (тел. 64 21 09, 64 43 87, 64 43 86): вторник, среда 9.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.
Административные процедуры по заявлениям граждан
Перечень административных процедур, предусмотренных Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200, заявления по которым принимаются через службу «одно окно» Витебского городского исполнительного комитета и на альтернативной основе в государственном учреждении «Витебский городской архив»:
18.25.1 – выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан), касающимся имущественных и наследственных прав граждан;
18.25.2 – выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан), не касающимся имущественных и наследственных прав граждан.
Прием заявлений и выдача решений осуществляется:
Витебский городской исполнительный комитет
Служба «одно окно»
г. Витебск, ул. Ленина, 32, 1 этаж, каб. 100, телефоны 43 61 31, 33 14 74, 43 61 31, 33 14 74
Режим работы: понедельник, вторник, четверг, пятница с 8-00 до 17-00, обед с 13.00-14.00
Среда с 8.00 до 20.00 (по графику)
Суббота с 9.00 до 13.00(по графику)
Выходной-воскресенье
На альтернативной основе:
Государственное учреждение «Витебский городской архив»
г. Витебск, ул. Янки Купалы, 6, каб. 1
предварительная запись по телефону 64 43 82
Андреева Екатерина Васильевна
Островская Олеся Аркадьевна
Шумская Людмила Евгеньевна
Пышная Ирина Николаевна
Яковицкая-Лазуко Ольга Владимировна
Режим работы: понедельник – пятница с 8.00 до 17.00
Выходной: суббота, воскресенье, праздничные дни
Наименование административной процедуры |
Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан): касающимся имущественных и наследственных прав граждан |
Административная процедура по перечню – 18.25.1 |
|
Документы и (или) сведения, представляемые гражданином для осуществления административной процедуры |
заявление документ, подтверждающий внесение платы
|
Документы и (или) сведения, запрашиваемые ответственным исполнителем не позднее 5 дней |
Перечень не определен
|
Размер платы, взимаемой за выдачу справки или другого документа |
0,5 базовой величины – при просмотре документов за период до 3 лет 1 базовая величина – при просмотре документов за период свыше 3 лет Расчетный счет BY97АКВВ 3642 3020 0036 5200 0000 Получатель платежа: Государственное учреждение «Витебский городской архив» Филиал № 200 Витебское областное управление ОАО «АСБ Беларусбанк» код банка АКВВВY21200 УНП 390184427 Код платежа 4630 Назначение платежа – плата за осуществление административной процедуры |
Максимальный срок осуществления административной процедуры |
15 дней со дня подачи заявления, а при необходимости дополнительного изучения и проверки – 1 месяц
|
Срок действия справки, другого документа (решения), выдаваемых (принимаемого) при осуществлении административной процедуры |
Бессрочно |
Порядок представления гражданами документов
|
Документы представляются гражданами лично либо через его полномочного представителя, при наличии документа подтверждающего его полномочия |
Порядок выдачи справок иных документов гражданам
|
Документы выдаются гражданам лично либо через полномочного представителя, при наличии документа подтверждающего его полномочия, либо направляются по почте не позднее 7 рабочих дней со дня принятия административного решения |
Порядок обжалования принятого административного решения |
Административная жалоба подается в Витебский горисполком
|
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
|
Государственное учреждение «Витебский городской архив» Иванова Ивана Ивановича, проживающего по адресу: г. Витебск, ул. Строительная, д. 34, кв. 5 тел.__________________________
|
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать архивную справку (архивную копию, архивную выписку, (информационное письмо – в случае отсутствия сведений и (или) документов) о размере выплаченной суммы стоимости квартиры членами жилищно-строительного кооператива №39, проживающими по адресу: г.Витебск, ул.Вострецова, д.7/2, кв.145
К заявлению прилагается: квитанция об оплате.
« »___________2022 года Подпись
___________________________________________________________________________________
(при наличии указываются дополнительные, уточняющие сведения)
Наименование административной процедуры
|
Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан): не касающимся имущественных и наследственных прав граждан |
Административная процедура по перечню – 18.25.2 |
|
Документы и (или) сведения, представляемые гражданином для осуществления административной процедуры |
заявление
|
Документы и (или) сведения, запрашиваемые ответственным исполнителем не позднее 5 дней |
Перечень не определен
|
Размер платы, взимаемой за выдачу справки или другого документа |
Бесплатно
|
Максимальный срок осуществления административной процедуры |
15 дней со дня подачи заявления, а при необходимости дополнительного изучения и проверки – 1 месяц
|
Срок действия справки, другого документа (решения), выдаваемых (принимаемого) при осуществлении административной процедуры |
Бессрочно |
Порядок представления гражданами документов
|
Документы представляются гражданами лично либо через его полномочного представителя, при наличии документа подтверждающего его полномочия |
Порядок выдачи справок иных документов гражданам
|
Документы выдаются гражданам лично либо через полномочного представителя, при наличии документа подтверждающего его полномочия, либо направляются по почте не позднее 7 рабочих дней со дня принятия административного решения |
Порядок обжалования принятого административного решения |
Административная жалоба подается в Витебский горисполком
|
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
|
Государственное учреждение «Витебский городской архив» Иванова Ивана Ивановича, проживающего по адресу: г. Витебск, ул. Строительная, д. 34, кв. 5 тел.__________________________ |
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать архивную справку (архивную копию, архивную выписку, (информационное письмо – в случае отсутствия сведений и (или) документов) на основе архивных документов о периоде работы и размере моей заработной платы за время работы в Агропромышленной фирме «Агрос» с 01.04.1994 по 20.02.1998, а также указать количество отработанного времени во вредных условиях труда, сведения о предоставлении дополнительных отпусков, доплат за вредность.
Справка необходима для предоставления в органы социальной защиты для начисления льготной пенсии в связи с особыми условиями труда.
К заявлению прилагается:
« »___________2022 года Подпись
___________________________________________________________________________________
(при наличии указываются дополнительные, уточняющие сведения)
Уважаемые граждане! Оценить качество работы государственного учреждения «Витебский городской архив» по оказанию услуг и административных процедур можно на Портале рейтинговой оценки качества оказания услуг и административных процедур организациями Республики Беларусь.
Электронные обращения
Электронные обращения в государственное учреждение «Витебский городской архив» на основании статьи 25 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (с изменениями и дополнениями) подаются посредством государственной единой республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц – обращения.бел
Историческая справка
14.10.1999 – создание Витебского городского архива по личному составу.
02.09.2002 – регистрация учреждения «Витебский городской архив по личному составу» как юридического лица.
13.12.2006 – переименование в Государственное учреждение «Витебский городской архив» (Витебский горархив).
18.05.2012 – регистрация новой редакции устава Государственного учреждения «Витебский городской архив» (Витебский городской архив).
22.08.2016 – изменение местонахождения архива.
09.08.2018 – регистрация новой редакции устава государственного учреждения «Витебский городской архив» (Витебский городской архив).
Основные виды деятельности
Прием, хранение, учет документов с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, ликвидированных субъектов хозяйствования по городу Витебск.
Создание системы научно-справочного аппарата к документам архива.
Использование архивных документов для нужд государства, в целях обеспечения социальных прав и законных интересов граждан.
Осуществление административных процедур по выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера на основе архивных документов.
Работа в автоматизированной информационной системе «Взаимодействие» по представлению сведений о поступивших на хранение документах ликвидируемых организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей.
Осуществление контроля за работой организаций в соблюдении законодательства по архивному делу и делопроизводству; оказание методической, консультационной и практической помощи юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям по вопросам обеспечения сохранности, учета, использования документов, организации делопроизводства и функционирования архивов.
Работа экспертно-методической комиссии архива.
Осуществление платных работ и услуг.
Территориальный охват
В зону обслуживания архива входят организации города Витебск.
Количество включенных в список организаций, контролируемых архивом, - 454
Характеристика документов архива
На хранении на 01.01.2023: 290 фондов, в том числе 13 коллекций, 40 ОАФ, 84864 единицы хранения
Хронологический период: с 1920 г. по настоящее время
Наиболее крупные объединенные архивные фонды (ОАФ):
Производственно-торговые тарные предприятия и базы г. Витебска и Витебской области (1946-1976 гг.);
Предприятия по производству, заготовке, переработке, реализации сельскохозяйственной продукции и внеплановых кормов (1973-1997 гг.);
Предприятия по сельскому строительству г. Витебска системы «Агрос» (1967-2008 гг.);
Предприятия рыбного хозяйства г. Витебска (1944-1979 гг.);
Предприятия по комплектации строительства и производству железобетонных конструкций г. Витебска (1965-1988 гг.);
Бытовые и физкультурные оздоровительные организации г. Витебска (1979-2005 гг.);
Пищевые, консервные предприятия г. Витебска и Витебской области (1946-2006 гг.);
Парки культуры и отдыха, музыкальные коллективы, бюро культурного обслуживания г. Витебска (1949-1964 гг.);
Специализированные ремонтно-строительные организации жилищно-коммунального хозяйства города Витебска (1953-2019 гг.);
Витебский механический завод и его малые предприятия (1956-2011 гг.);
Производственно-строительные компании учредителя Хопца Ивана Ивановича (1994-2002 гг.);
Коммерческие предприятия «РТМ» (1992-2009 гг.);
Ассоциация строительных и производственных предприятий и её участники (2005-2009 гг.);
Средства массовой информации «Витебский курьер» (1992-2004 гг.);
Предприятия местной текстильной и другой промышленности г. Витебска и Витебской области (1946-2012 гг.);
Организации Белорусского добровольного пожарного общества г. Витебска и Витебской области (2004-2010 гг.);
Торговые предприятия города Витебска и Витебской области по продаже мебели, хозяйственных, строительных и других товаров (1975-2010 гг.);
Организации г. Витебска по индивидуальному пошиву одежды «Рассвет» (1964 – 2002 гг.)
Предприятия по изготовлению и ремонту трикотажных изделий города Витебск и Витебской области (1948-2016 гг.)
Государственное учреждение «Управление бытового обслуживания населения Витебской области» и учебно-курсовой комбинат по подготовке рабочих профессий для бытового обслуживания (1965-2017 гг.)
Открытое акционерное общество «Витебский областной техно-торговый центр «Гарант» и его дочернее предприятие (1961-2018 гг.)
Витебское областное унитарное предприятие автосервиса и торговли и его дочерние предприятия (1960-2018 гг.)
Открытое акционерное общество «Научно-производственное опытно-конструкторское бюро машиностроения» и его филиал (1971-2017 гг.)
Коллекции:
документов фирм, предприятий, кооперативов, обществ, совместных предприятий и обществ, индивидуальных предпринимателей г. Витебска (1988 г. по настоящее время)
Наиболее крупные архивные фонды:
Арендное предприятие Витебского областного производственного объединения по ремонту бытовой техники «Рембыттехника» (1968-2001 гг.);
Открытое акционерное общество «Витебское пиво» (1944-2011 гг.);
Открытое акционерное общество «Строительное управление № 114» (1963-2003 гг.);
Отдел рабочего снабжения (ОРС) Витебского производственного лесозаготовительного объединения «Витебсклес» (1945-1988 гг.);
Отдел здравоохранения Витебского городского исполнительного комитета (1947-2005 гг.);
Открытое акционерное общество «Орион» (до 15.12.2000 - Витебский горпромторг) (1944-2007 гг.);
Открытое акционерное общество «Витебскмебель» (1945-2012 гг.)
Общество с ограниченной ответственностью «Грация» (2000-2015 гг.)
Иностранное предприятие «ГЛОБАЛ-ВИТЕБСК» общество с ограниченной ответственностью (2000-2016 гг.)
Унитарное научно-производственное предприятие «Витебское проектно-конструкторское бюро автоматизированных систем управления» Открытого акционерного общества «ИНТЕГРАЛ» - управляющей компании холдинга «ИНТЕГРАЛ» (1971-2015 гг.)
Государственное объединение предприятий пищевой промышленности Витебской области «Витебскпищепром» Комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Витебского областного исполнительного комитета (1987-2016 гг.)
Витебское открытое акционерное общество «Классика индустрии моды» Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности (1945-2016 гг.)
Открытое акционерное общество «Витебскбурвод» Республиканского объединения «Белагросервис» Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь (1955-2016 гг.)
Открытое акционерное общество «Витебский винодельческий завод» (1946-2017 гг.)
Рубовский поселковый Совет депутатов и исполнительный комитет (1970-2017 гг.)
Витебское коммунальное мебельное унитарное предприятие «Заря» Витебского городского исполнительного комитета (1958-2014 гг.)
Витебское коммунальное унитарное снабженческо-сбытовое предприятие «Витебскснабмелиоводхоз» Коммунального унитарного предприятия по строительству и эксплуатации мелиоративных и водохозяйственных систем «Витебскмелиоводхоз» - управляющая компания холдинга «ВитМелио» (1972-2018 гг.)
Коммунальное торговое унитарное предприятие «Витебскобувьторг» Управления торговли и услуг Витебского областного исполнительного комитета (1952-2006 гг.)
Открытое акционерное общество «Витебское предприятие вычислительной техники и информатики» (ОАО «Витебск-ВТИ») Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь (1987-2017 гг.)
Закрытое акционерное общество «Витебский завод полимерных изделий» (ЗАО «Витебский завод полимерных изделий») (2000-2020 гг.)
Филиал «Электромонтажное управление № 7» открытого акционерного общества «Белэлектромонтаж» (филиал ЭМУ-7 ОАО «Белэлектромонтаж») Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь (1944-2021 гг.)
Открытое акционерное общество «Витебский комбинат шелковых тканей» (ОАО «ВКШТ») Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности (1954-2022 гг.)
Виды документов:
по личному составу - подтверждают стаж, оплату и условия труда, должностные обязанности, биографические данные работников;
временного хранения - отражают финансово-хозяйственную деятельность субъектов хозяйствования.
Научно-справочный аппарат:
описи дел;
историко-архивные справки;
карточки фондов;
автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по фондам и
документам архива;
АИПС о документах по личному составу в архивах организаций;
наблюдательные дела организаций, контролируемых архивом.
Перечень документов, подлежащих представлению
и передаче в архив
При ликвидации юридических лиц передаются:
учредительные документы (уставы, учредительные договоры и др.);
решения учредителей, протоколы общих собраний учредителей, собраний акционеров, Наблюдательного Совета;
приказы руководителя по основной деятельности, по личному составу;
штатные расписания и изменения к ним;
бухгалтерские отчеты (годовые) и приложения к ним;
статистические отчеты (годовые) по основным направлениям деятельности;
лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы работникам;
личные карточки работников;
личные дела работников;
должностные, рабочие инструкции работникам;
акты о несчастных случаях на производстве;
документы об аттестации рабочих мест по условиям труда;
невостребованные трудовые книжки работников.
При прекращении предпринимательской деятельности передаются:
приказы о приеме, увольнении наемных работников;
трудовые договоры с наемными работниками;
гражданско-правовые договоры;
лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы наемным работникам;
копия свидетельства о государственной регистрации ИП.
Платные работы и услуги
К платным работам и услугам относятся:
проведение научно-технической обработки документов;
временное хранение документов, не входящих в состав Национального архивного фонда;
разработка, редактирование, проверка проектов локальных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положения об экспертной комиссии, архиве организации);
методическая помощь в организации учета, хранения и использования документов;
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами в порядке, установленном законодательством.
Услуги населению, в том числе платные
Представление документов для просмотра, изучения в читальном зале архива: бесплатно.
Исполнение тематических запросов с просмотром документов: 3 дня – 488,78 руб.
Исполнение запросов биографического характера с просмотром документов: 0,5 дня – 81,46 руб.
Копирование и техническая подготовка документов: 1 лист – 2,03 руб.
Витебский городской исполнительный комитет, 2023
Разработка сайта БЕЛТА