Государственное учреждение "Витебский городской архив"

Государственное учреждение "Витебский городской архив"

Контактная информация

Адрес: ул. Янки Купалы, д. 6, 210026, г. Витебск, Республика Беларусь

Телефоны: (коды: международный 375 212; по Беларуси 8 0212)  64 21 12, 64 21 09, 64 43 87, тел./факс 64 43 81

E-mail: vit.gor.arhive@vitebskgik.by

Время работы: понедельник – пятница 8.00 - 17.00, перерыв на обед 13.00-14.00

суббота, воскресенье, праздничные дни – выходной.

Проезд: автобусы № 1, 2, 2А, 5, 6, 11, 12, 15, 15А, 19, 25, 26, 26А, 30, 41, 42, 106, 106А; троллейбусы №  2, 4, 7, 8, 9, 15

Директор архива – Шарендо Валентина Васильевна, тел. 64 21 12 

Личный прием директором архива: среда 8.00 – 13.00, вторая среда месяца 15.00 – 20.00.

График проведения «прямых телефонных линий» на 2023 год:

Главный бухгалтер – Павроз Елена Николаевна, тел. 64 21 13

Структурные подразделения:

отдел комплектования архива, обеспечения сохранности документов, работы с организациями; заведующий – Пискунова Наталья Анатольевна, тел. 64 43 87

отдел использования документов;

заведующий – Андреева Екатерина Васильевна, тел. 64 43 81, 64 43 82

Вышестоящие и курирующие организации: 

Витебский городской исполнительный комитет. Управляющий делами – начальник управления делами

Главное управление юстиции Витебского областного исполнительного комитета Отдел государственной регистрации коммерческих (некоммерческих) организаций, юридической экспертизы и организации работы архивных учреждений

адрес: ул. Правды, 18, 210015, г. Витебск

телефон: (коды: международный 375 212; по Беларуси 8 0212) 67 66 79

Консультирование представителей юридических лиц, прием граждан, заявлений по осуществлению административных процедур о выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера: понедельник – пятница 8.00 – 17.00. Предварительная запись по телефону 64 43 82.

Прием заявлений граждан и выдача решений по административным процедурам о выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера осуществляется также в службе «одно окно» Витебского городского исполнительного комитета.

Консультирование, прием представителей юридических лиц по вопросам организации делопроизводства и функционирования архивов: вторник, среда, четверг 8.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Прием на хранение в архив документов от представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в связи с ликвидацией, прекращением предпринимательской деятельности по предварительной записи (тел. 64 21 09, 64 43 87, 64 43 86): вторник, среда 9.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Административные процедуры по заявлениям граждан

Перечень административных процедур, предусмотренных Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200, заявления по которым принимаются через службу «одно окно» Витебского городского исполнительного комитета и на альтернативной основе в государственном учреждении «Витебский городской архив»:

18.25.1 – выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан),  касающимся имущественных и наследственных прав граждан;

18.25.2 – выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан),  не касающимся имущественных и наследственных прав граждан.

Прием заявлений и выдача решений осуществляется:

Витебский городской исполнительный комитет

Служба «одно окно»

г. Витебск, ул. Ленина, 32, 1 этаж, каб. 100, телефоны 43 61 31, 33 14 74, 43 61 31, 33 14 74

Режим работы: понедельник, вторник, четверг, пятница с 8-00 до 17-00, обед с 13.00-14.00

Среда с 8.00 до 20.00 (по графику)

Суббота с 9.00 до 13.00(по графику)

Выходной-воскресенье

На альтернативной основе:

Государственное учреждение «Витебский городской архив»

г. Витебск, ул. Янки Купалы, 6, каб. 1 

предварительная запись по телефону 64 43 82

Андреева Екатерина Васильевна

Островская Олеся Аркадьевна

Шумская Людмила Евгеньевна

Пышная Ирина Николаевна

Яковицкая-Лазуко Ольга Владимировна

Режим работы: понедельник – пятница с 8.00 до 17.00

Выходной: суббота, воскресенье, праздничные дни

ОБРАЗЕЦ  ЗАЯВЛЕНИЯ

ЗАЯВЛЕНИЕ

            Прошу выдать  архивную справку  (архивную копию, архивную  выписку, (информационное письмо – в случае отсутствия сведений и (или) документов) о размере выплаченной суммы  стоимости квартиры членами жилищно-строительного кооператива №39, проживающими по адресу: г.Витебск, ул.Вострецова, д.7/2, кв.145

К заявлению прилагается: квитанция об оплате.

«      »___________2022 года                                                                     Подпись

___________________________________________________________________________________

(при наличии  указываются дополнительные, уточняющие сведения)

ОБРАЗЕЦ  ЗАЯВЛЕНИЯ

ЗАЯВЛЕНИЕ

            Прошу выдать  архивную справку  (архивную копию, архивную  выписку, (информационное письмо – в случае отсутствия сведений и (или) документов) на основе архивных документов о периоде работы и размере моей заработной платы за время работы в Агропромышленной фирме «Агрос» с 01.04.1994 по 20.02.1998, а также указать количество отработанного времени во вредных  условиях труда, сведения о  предоставлении дополнительных отпусков, доплат за вредность.

Справка необходима для предоставления в органы социальной защиты для начисления льготной пенсии в связи с особыми условиями труда.

К заявлению прилагается:

«      »___________2022 года                                                                     Подпись

___________________________________________________________________________________

(при наличии  указываются дополнительные, уточняющие сведения)

Уважаемые граждане! Оценить качество работы государственного учреждения «Витебский городской архив» по оказанию услуг и административных процедур можно на Портале рейтинговой оценки качества оказания услуг и административных процедур организациями Республики Беларусь.

Электронные обращения

Электронные обращения в государственное учреждение «Витебский городской архив» на основании статьи 25 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (с изменениями и дополнениями) подаются посредством государственной единой республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц – обращения.бел

Историческая справка

14.10.1999 – создание Витебского городского архива по личному составу.

02.09.2002  – регистрация учреждения «Витебский городской архив по личному составу»  как  юридического лица.

13.12.2006 – переименование в Государственное учреждение «Витебский городской архив» (Витебский горархив).

18.05.2012 – регистрация новой редакции устава Государственного учреждения «Витебский городской архив» (Витебский городской архив).

22.08.2016 – изменение местонахождения архива.

09.08.2018 – регистрация новой редакции устава государственного учреждения «Витебский городской архив» (Витебский городской архив).

Основные виды деятельности

Прием, хранение, учет документов с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, ликвидированных субъектов хозяйствования по городу Витебск.

Создание системы научно-справочного аппарата к документам архива.

Использование  архивных документов для нужд государства, в целях обеспечения социальных прав и законных интересов граждан.

Осуществление административных процедур по выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера на основе архивных документов.

Работа в автоматизированной информационной системе «Взаимодействие» по представлению сведений о поступивших на хранение документах ликвидируемых организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей.

Осуществление контроля за работой организаций в соблюдении законодательства по архивному делу и делопроизводству; оказание методической, консультационной и практической помощи юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям по вопросам обеспечения сохранности, учета, использования документов, организации делопроизводства и функционирования архивов. 

Работа экспертно-методической комиссии архива. 

Осуществление платных работ и услуг.

Территориальный охват

В зону обслуживания архива входят организации города Витебск.

Количество включенных в список организаций, контролируемых архивом, - 454 

Характеристика документов архива

На хранении на 01.01.2023: 290 фондов, в том числе 13 коллекций, 40 ОАФ, 84864 единицы хранения

Хронологический период: с 1920 г. по настоящее время 

Наиболее крупные объединенные архивные фонды (ОАФ):

Производственно-торговые тарные предприятия и базы г. Витебска и Витебской области (1946-1976 гг.);

Предприятия по производству, заготовке, переработке, реализации сельскохозяйственной продукции и внеплановых кормов (1973-1997 гг.);

Предприятия по сельскому строительству г. Витебска системы «Агрос» (1967-2008 гг.);

Предприятия рыбного хозяйства г. Витебска  (1944-1979 гг.);

Предприятия по комплектации строительства и производству железобетонных конструкций                    г. Витебска  (1965-1988 гг.);

Бытовые и физкультурные оздоровительные организации г. Витебска (1979-2005 гг.);

Пищевые, консервные предприятия г. Витебска и Витебской области (1946-2006 гг.);

Парки культуры и отдыха, музыкальные коллективы, бюро культурного обслуживания г. Витебска (1949-1964 гг.);

Специализированные ремонтно-строительные организации жилищно-коммунального хозяйства города Витебска (1953-2019 гг.);

Витебский механический завод и его малые предприятия  (1956-2011 гг.);

Производственно-строительные компании учредителя Хопца Ивана Ивановича  (1994-2002 гг.);

Коммерческие предприятия «РТМ»  (1992-2009 гг.);

Ассоциация строительных и производственных предприятий и её участники   (2005-2009 гг.);

Средства массовой информации «Витебский курьер»  (1992-2004 гг.);

Предприятия местной текстильной и другой промышленности г. Витебска и Витебской области (1946-2012 гг.);

Организации Белорусского добровольного пожарного общества г. Витебска и Витебской области  (2004-2010 гг.);

Торговые предприятия города Витебска и Витебской области по продаже мебели, хозяйственных, строительных и других товаров  (1975-2010 гг.);

Организации г. Витебска по индивидуальному пошиву одежды «Рассвет» (1964 – 2002 гг.)

Предприятия по изготовлению и ремонту трикотажных изделий города Витебск и Витебской области (1948-2016 гг.)

Государственное учреждение «Управление бытового обслуживания населения Витебской области» и учебно-курсовой комбинат по подготовке рабочих профессий для бытового обслуживания (1965-2017 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебский областной техно-торговый центр «Гарант» и его дочернее предприятие (1961-2018 гг.)

Витебское областное унитарное предприятие автосервиса и торговли и его дочерние предприятия (1960-2018 гг.)

Открытое акционерное общество «Научно-производственное опытно-конструкторское бюро машиностроения» и его филиал (1971-2017 гг.)

Коллекции: 

документов фирм, предприятий, кооперативов, обществ, совместных предприятий и  обществ, индивидуальных предпринимателей г. Витебска (1988 г. по настоящее время)

Наиболее крупные архивные фонды:  

Арендное предприятие Витебского областного производственного объединения по ремонту бытовой техники «Рембыттехника»  (1968-2001 гг.);

Открытое акционерное общество «Витебское пиво» (1944-2011 гг.);

Открытое акционерное общество «Строительное управление № 114» (1963-2003 гг.);

Отдел рабочего снабжения (ОРС) Витебского производственного лесозаготовительного объединения «Витебсклес»  (1945-1988 гг.);

Отдел здравоохранения Витебского городского исполнительного комитета (1947-2005 гг.);

Открытое акционерное общество «Орион» (до 15.12.2000 - Витебский горпромторг) (1944-2007 гг.);

Открытое акционерное общество «Витебскмебель»  (1945-2012 гг.)

Общество с ограниченной ответственностью «Грация» (2000-2015 гг.)

Иностранное предприятие «ГЛОБАЛ-ВИТЕБСК» общество с ограниченной ответственностью (2000-2016 гг.)

Унитарное научно-производственное предприятие «Витебское проектно-конструкторское бюро автоматизированных систем управления» Открытого акционерного общества «ИНТЕГРАЛ» - управляющей компании холдинга «ИНТЕГРАЛ» (1971-2015 гг.)

Государственное объединение предприятий пищевой промышленности Витебской области «Витебскпищепром» Комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Витебского областного исполнительного комитета (1987-2016 гг.)

Витебское открытое акционерное общество «Классика индустрии моды»  Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности (1945-2016 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебскбурвод» Республиканского объединения «Белагросервис» Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь (1955-2016 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебский винодельческий завод» (1946-2017 гг.)

Рубовский поселковый Совет депутатов и исполнительный комитет (1970-2017 гг.)

Витебское коммунальное мебельное унитарное предприятие «Заря» Витебского городского исполнительного комитета (1958-2014 гг.)

Витебское коммунальное унитарное снабженческо-сбытовое предприятие «Витебскснабмелиоводхоз» Коммунального унитарного предприятия по строительству и эксплуатации мелиоративных и водохозяйственных систем «Витебскмелиоводхоз» - управляющая компания холдинга «ВитМелио» (1972-2018 гг.)

Коммунальное торговое унитарное предприятие «Витебскобувьторг» Управления торговли и услуг Витебского областного исполнительного комитета  (1952-2006 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебское предприятие вычислительной техники и информатики» (ОАО «Витебск-ВТИ») Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь (1987-2017 гг.)

Закрытое акционерное общество «Витебский завод полимерных изделий» (ЗАО «Витебский завод полимерных изделий») (2000-2020 гг.)

Филиал «Электромонтажное управление № 7» открытого акционерного общества «Белэлектромонтаж» (филиал ЭМУ-7 ОАО «Белэлектромонтаж») Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь (1944-2021 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебский комбинат шелковых тканей» (ОАО «ВКШТ») Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности (1954-2022 гг.)

Виды документов:

по личному составу - подтверждают стаж, оплату и условия труда, должностные обязанности, биографические данные работников;

временного хранения - отражают финансово-хозяйственную деятельность  субъектов хозяйствования.

Научно-справочный аппарат:
описи дел;
историко-архивные справки;
карточки фондов;
автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по фондам и документам архива;
АИПС о документах по личному составу в архивах организаций;
наблюдательные дела организаций, контролируемых архивом. 

Перечень документов, подлежащих представлению

и передаче в архив

При ликвидации юридических лиц передаются:

учредительные документы (уставы, учредительные договоры и др.);

решения учредителей, протоколы общих собраний учредителей, собраний акционеров, Наблюдательного Совета;

приказы руководителя по основной деятельности, по личному составу;

штатные расписания и изменения к ним;

бухгалтерские отчеты (годовые) и приложения к ним;

статистические отчеты (годовые) по основным направлениям деятельности;

лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы работникам;

личные карточки работников;

личные дела работников;

должностные, рабочие инструкции работникам;

акты о несчастных случаях на производстве;

документы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

невостребованные трудовые книжки работников.

При прекращении предпринимательской деятельности передаются:

приказы о приеме, увольнении наемных работников;

трудовые договоры с наемными работниками;

гражданско-правовые договоры;

лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы наемным работникам;

копия свидетельства о государственной регистрации ИП.

Платные работы и услуги

К платным работам и услугам относятся:

проведение научно-технической обработки документов;

временное хранение документов, не входящих в состав Национального архивного фонда;

разработка, редактирование, проверка проектов локальных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положения об экспертной комиссии, архиве организации);

методическая помощь в организации учета, хранения и использования документов;

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами в порядке, установленном законодательством.

Услуги населению, в том числе платные

Представление документов для просмотра, изучения в читальном зале архива: бесплатно.

Исполнение тематических запросов с просмотром документов: 3 дня – 488,78 руб.

Исполнение запросов биографического  характера с просмотром  документов: 0,5 дня – 81,46 руб.

Копирование и техническая подготовка  документов: 1 лист – 2,03 руб.