Государственное учреждение "Витебский городской архив"

Государственное учреждение "Витебский городской архив"

Контактная информация

 Адрес: ул. Янки Купалы, д. 6, 210026, г. Витебск, Республика Беларусь 

Телефоны: (коды: международный 375 212; по Беларуси 8 0212)  64 21 12, 64 21 09, 64 43 87, тел./факс 64 43 81

E-mail: gor.arhive@vitebsk.by

Время работы: понедельник – пятница 8.00 - 17.00, перерыв на обед 13.00-14.00

суббота, воскресенье, праздничные дни – выходной.

Прием на хранение в архив документов от представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в связи с ликвидацией, прекращением предпринимательской деятельности по предварительной записи (тел. 64 21 09, 64 43 87, 64 43 86): вторник, среда 9.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Проезд: автобусы № 1, 2, 2А, 5, 6, 11, 12, 15, 15А, 19, 25, 26, 26А, 30, 41, 42, 106, 106А; троллейбусы №  2, 4, 7, 8, 9, 15

Директор архива – Шарендо Валентина Васильевна, тел. 64 21 12 

Личный прием директором архива: вторая среда месяца 8.00 – 12.00, 15.00 – 17.00.

График проведения «прямых телефонных линий» на 2022 год:

Главный бухгалтер – Павроз Елена Николаевна, тел. 64 21 13

Структурные подразделения:

отдел формирования Национального архивного фонда и учета документов архива; заведующий – Барсукова Светлана Владимировна, тел. 64 43 87

отдел использования и обеспечения сохранности документов;

заведующий – Андреева Екатерина Васильевна, тел. 64 43 81, 64 43 82

Вышестоящие и курирующие организации: 

Витебский городской исполнительный комитет. Управляющий делами – начальник управления делами

Главное управление юстиции Витебского областного исполнительного комитета Отдел государственной регистрации коммерческих (некоммерческих) организаций, юридической экспертизы и организации работы архивных учреждений

адрес: ул. Правды, 18, 210015, г. Витебск

телефон: (коды: международный 375 212; по Беларуси 8 0212) 67 66 79

Консультирование представителей юридических лиц, прием граждан, заявлений по осуществлению административных процедур о выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера: понедельник – пятница 8.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Предварительная запись по телефону 64 43 82.

Прием заявлений граждан и выдача решений по административным процедурам о выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера осуществляется также в службе «одно окно» Витебского городского исполнительного комитета.

Консультирование, прием представителей юридических лиц по вопросам организации делопроизводства и функционирования архивов: вторник, среда, четверг 8.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Прием на хранение в архив документов от представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в связи с ликвидацией, прекращением предпринимательской деятельности по предварительной записи (тел. 64 21 09, 64 43 87): вторник, среда 9.00 – 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Административные процедуры по заявлениям граждан

Перечень административных процедур, предусмотренных Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200, заявления по которым принимаются через службу «одно окно» Витебского городского исполнительного комитета и на альтернативной основе в государственном учреждении «Витебский городской архив»:

18.25.1 – выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан),  касающимся имущественных и наследственных прав граждан;

18.25.2 – выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан),  не касающимся имущественных и наследственных прав граждан.

Прием заявлений и выдача решений осуществляется:

Витебский городской исполнительный комитет

Служба «одно окно»

г. Витебск, ул. Ленина, 32, 1 этаж, каб. 100, телефоны 43 61 31, 33 14 74, 43 61 31, 33 14 74

Режим работы: понедельник, вторник, четверг, пятница с 8-00 до 17-00

Среда с 8.00 до 20.00 (по графику)

Суббота с 9.00 до 13.00(по графику)

Выходной-воскресенье

На альтернативной основе:

Государственное учреждение «Витебский городской архив»

г. Витебск, ул. Янки Купалы, 6, каб. 1 

предварительная запись по телефону 64 43 82

Андреева Екатерина Васильевна

Горак Екатерина Петровна

Шумская Людмила Евгеньевна

Пешко Ольга Владимировна

Режим работы: понедельник – пятница с 8.00 до 17.00

Выходной: суббота, воскресенье, праздничные дни

ОБРАЗЕЦ  ЗАЯВЛЕНИЯ

ЗАЯВЛЕНИЕ

            Прошу выдать  архивную справку  (архивную копию, архивную  выписку, (информационное письмо – в случае отсутствия сведений и (или) документов) о размере выплаченной суммы  стоимости квартиры членами жилищно-строительного кооператива №39, проживающими по адресу: г.Витебск, ул.Вострецова, д.7/2, кв.145

К заявлению прилагается: квитанция об оплате.

«      »___________2022 года                                                                     Подпись

___________________________________________________________________________________

(при наличии  указываются дополнительные, уточняющие сведения)

ОБРАЗЕЦ  ЗАЯВЛЕНИЯ

ЗАЯВЛЕНИЕ

            Прошу выдать  архивную справку  (архивную копию, архивную  выписку, (информационное письмо – в случае отсутствия сведений и (или) документов) на основе архивных документов о периоде работы и размере моей заработной платы за время работы в Агропромышленной фирме «Агрос» с 01.04.1994 по 20.02.1998, а также указать количество отработанного времени во вредных  условиях труда, сведения о  предоставлении дополнительных отпусков, доплат за вредность.

Справка необходима для предоставления в органы социальной защиты для начисления льготной пенсии в связи с особыми условиями труда.

К заявлению прилагается:

«      »___________2022 года                                                                     Подпись

___________________________________________________________________________________

(при наличии  указываются дополнительные, уточняющие сведения)

Электронные обращения

Электронные обращения в государственное учреждение «Витебский городской архив» (далее – архив) могут быть направлены на адрес электронной почтыgor.arhive@vitebsk.by.

Электронные обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей рассматриваются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (с изменениями и дополнениями).

Электронные обращения должны соответствовать следующим требованиям:

излагаться на белорусском или русском языке;

обращения граждан должны содержать: 

наименование и (или) адрес организации либо должность лица, которым направляется обращение;

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина, адрес его места жительства (места пребывания);

изложение сути обращения;

адрес электронной почты заявителя. 

обращения юридических лиц должны содержать: 

наименование и (или) адрес организации либо должность лица, которым направляется обращение;

полное наименование юридического лица и его место нахождения;

изложение сути обращения;

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения;

адрес электронной почты заявителя. 

Текст обращения должен поддаваться прочтению. Не допускается употребление в обращениях нецензурных либо оскорбительных слов или выражений.

В обращениях должна содержаться информация о результатах их предыдущего рассмотрения с приложением (при наличии) подтверждающих эту информацию документов.

К электронным обращениям, подаваемым представителями заявителей, должны прилагаться электронные копии документов, подтверждающих их полномочия.

К электронному обращению могут быть прикреплены дополнительные документы и (или) сведения (документы, подтверждающие полномочия представителей заявителей, документы о результатах предыдущего рассмотрения обращений и другие документы и (или) сведения, необходимые для решения вопросов, изложенных в обращении).

При этом такие документы и (или) сведения необходимо представлять в форме файлов в форматах являются Portable Document Format/A (PDF/A), Office Open XML (DOCX), двойной формат с разметкой (DOC), Rich Text Format (RTF), текстовый файл (ТХТ), Open Document Format (ODT), формат архивации и сжатия данных (ZIP, RAR), Portable Network Graphics (PNG), Tagged Image File Format (TIFF), Joint Photograph Experts Group (JPEG), Joint Photograph Group (JPG). 

Обращение может быть оставлено без рассмотрения по существу, если:   

обращения не соответствуют вышеуказанным требованиям;

обращения подлежат рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращения являются обращениями работника к нанимателю либо в соответствии с законодательными актами установлен иной порядок подачи и рассмотрения таких обращений;

обращения содержат вопросы, решение которых не относится к компетенции архива, в том числе если замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, не относятся к деятельности архива, не касаются качества выполняемых работ, оказываемых услуг;

пропущен без уважительной причины срок подачи жалобы;

заявителем подано повторное обращение, в том числе внесенное в книгу замечаний и предложений, и в нем не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения обращения по существу;

с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам.

Заявитель имеет право отозвать свое обращение до рассмотрения его по существу. 

Отзыв электронного обращения осуществляется путем подачи письменного заявления либо направления заявления в электронной форме тем же способом, которым было направлено электронное обращение.

Ответ архива на обращение или решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу могут быть обжалованы в вышестоящую организацию.

Ответ архива на обращение или решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу после обжалования в вышестоящую организацию могут быть обжалованы в суд в порядке, установленном законодательством.

Ответ на жалобу в вышестоящую организацию может быть обжалован в суд, если при рассмотрении этой жалобы принято новое решение, относящееся к компетенции соответствующей вышестоящей организации.

Историческая справка

14.10.1999 – создание Витебского городского архива по личному составу.

02.09.2002  – регистрация учреждения «Витебский городской архив по личному составу»  как  юридического лица.

13.12.2006 – переименование в Государственное учреждение «Витебский городской архив» (Витебский горархив).

18.05.2012 – регистрация новой редакции устава Государственного учреждения «Витебский городской архив» (Витебский городской архив).

22.08.2016 – изменение местонахождения архива.

09.08.2018 – регистрация новой редакции устава государственного учреждения «Витебский городской архив» (Витебский городской архив).

Основные виды деятельности

Прием, хранение, учет документов Национального архивного фонда  постоянного, с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, ликвидированных субъектов хозяйствования по городу Витебск.

Создание системы научно-справочного аппарата к документам архива.

Использование  архивных документов для нужд государства, в целях обеспечения социальных прав и законных интересов граждан.

Осуществление административных процедур по выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера на основе архивных документов.

Работа в автоматизированной информационной системе «Взаимодействие» по представлению сведений о поступивших на хранение документах ликвидируемых организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей.

Осуществление контроля за работой организаций в соблюдении законодательства по архивному делу и делопроизводству; оказание методической, консультационной и практической помощи юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям по вопросам обеспечения сохранности, учета, использования документов, организации делопроизводства и функционирования архивов. 

Работа экспертно-методической комиссии архива. 

Осуществление платных работ и услуг.

Комплектование архива документами личного происхождения.

Территориальный охват

В зону обслуживания архива входят организации города Витебск.

Количество включенных в список организаций, контролируемых архивом, - 466 

Характеристика документов архива

На хранении на 01.01.2022: 276 фондов, в том числе 11 коллекций, 40 ОАФ, 81170 единиц хранения

Хронологический период: с 1920 г. по настоящее время 

Наиболее крупные объединенные архивные фонды (ОАФ):

Производственно-торговые тарные предприятия и базы г. Витебска и Витебской области (1946-1976 гг.);

Предприятия по производству, заготовке, переработке, реализации сельскохозяйственной продукции и внеплановых кормов (1973-1997 гг.);

Предприятия по сельскому строительству г. Витебска системы «Агрос» (1967-2008 гг.);

Предприятия рыбного хозяйства г. Витебска  (1944-1979 гг.);

Предприятия по комплектации строительства и производству железобетонных конструкций                    г. Витебска  (1965-1988 гг.);

Бытовые и физкультурные оздоровительные организации г. Витебска (1979-2005 гг.);

Пищевые, консервные предприятия г. Витебска и Витебской области (1946-2006 гг.);

Парки культуры и отдыха, музыкальные коллективы, бюро культурного обслуживания г. Витебска (1949-1964 гг.);

Специализированные ремонтно-строительные организации жилищно-коммунального хозяйства города Витебска (1953-2019 гг.);

Витебский механический завод и его малые предприятия  (1956-2011 гг.);

Производственно-строительные компании учредителя Хопца Ивана Ивановича  (1994-2002 гг.);

Коммерческие предприятия «РТМ»  (1992-2009 гг.);

Ассоциация строительных и производственных предприятий и её участники   (2005-2009 гг.);

Средства массовой информации «Витебский курьер»  (1992-2004 гг.);

Предприятия местной текстильной и другой промышленности г. Витебска и Витебской области (1946-2012 гг.);

Организации Белорусского добровольного пожарного общества г. Витебска и Витебской области  (2004-2010 гг.);

Торговые предприятия города Витебска и Витебской области по продаже мебели, хозяйственных, строительных и других товаров  (1975-2010 гг.);

Организации г. Витебска по индивидуальному пошиву одежды «Рассвет» (1964 – 2002 гг.)

Предприятия по изготовлению и ремонту трикотажных изделий города Витебск и Витебской области (1948-2016 гг.)

Государственное учреждение «Управление бытового обслуживания населения Витебской области» и учебно-курсовой комбинат по подготовке рабочих профессий для бытового обслуживания (1965-2017 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебский областной техно-торговый центр «Гарант» и его дочернее предприятие (1961-2018 гг.)

Витебское областное унитарное предприятие автосервиса и торговли и его дочерние предприятия (1960-2018 гг.)

Открытое акционерное общество «Научно-производственное опытно-конструкторское бюро машиностроения» и его филиал (1971-2017 гг.)

Коллекции: 

документов фирм, предприятий, кооперативов, обществ, совместных предприятий и  обществ, индивидуальных предпринимателей г. Витебска (1988 г. по настоящее время)

Наиболее крупные архивные фонды:  

Арендное предприятие Витебского областного производственного объединения по ремонту бытовой техники «Рембыттехника»  (1968-2001 гг.);

Открытое акционерное общество «Витебское пиво» (1944-2011 гг.);

Открытое акционерное общество «Строительное управление № 114» (1963-2003 гг.);

Отдел рабочего снабжения (ОРС) Витебского производственного лесозаготовительного объединения «Витебсклес»  (1945-1988 гг.);

Отдел здравоохранения Витебского городского исполнительного комитета (1947-2005 гг.);

Открытое акционерное общество «Орион» (до 15.12.2000 - Витебский горпромторг) (1944-2007 гг.);

Открытое акционерное общество «Витебскмебель»  (1945-2012 гг.)

Общество с ограниченной ответственностью «Грация» (2000-2015 гг.)

Иностранное предприятие «ГЛОБАЛ-ВИТЕБСК» общество с ограниченной ответственностью (2000-2016 гг.)

Унитарное научно-производственное предприятие «Витебское проектно-конструкторское бюро автоматизированных систем управления» Открытого акционерного общества «ИНТЕГРАЛ» - управляющей компании холдинга «ИНТЕГРАЛ» (1971-2015 гг.)

Государственное объединение предприятий пищевой промышленности Витебской области «Витебскпищепром» Комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Витебского областного исполнительного комитета (1987-2016 гг.)

Витебское открытое акционерное общество «Классика индустрии моды»  Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности (1945-2016 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебскбурвод» Республиканского объединения «Белагросервис» Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь (1955-2016 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебский винодельческий завод» (1946-2017 гг.)

Рубовский поселковый Совет депутатов и исполнительный комитет (1970-2017 гг.)

Витебское коммунальное мебельное унитарное предприятие «Заря» Витебского городского исполнительного комитета (1958-2014 гг.)

Витебское коммунальное унитарное снабженческо-сбытовое предприятие «Витебскснабмелиоводхоз» Коммунального унитарного предприятия по строительству и эксплуатации мелиоративных и водохозяйственных систем «Витебскмелиоводхоз» - управляющая компания холдинга «ВитМелио» (1972-2018 гг.)

Коммунальное торговое унитарное предприятие «Витебскобувьторг» Управления торговли и услуг Витебского областного исполнительного комитета  (1952-2006 гг.)

Открытое акционерное общество «Витебское предприятие вычислительной техники и информатики» (ОАО «Витебск-ВТИ») Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь (1987-2017 гг.)

Закрытое акционерное общество «Витебский завод полимерных изделий» (ЗАО «Витебский завод полимерных изделий») (2000-2020 гг.)

Виды документов:

постоянного хранения - отражают организационную и распорядительную деятельность субъектов хозяйствования;

по личному составу - подтверждают стаж, оплату и условия труда, должностные обязанности, биографические данные работников;

временного хранения - отражают финансово-хозяйственную деятельность  субъектов хозяйствования.

Научно-справочный аппарат:
описи дел;
историко-архивные справки;
карточки фондов;
автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по фондам и документам архива;
АИПС о документах по личному составу в архивах организаций;
наблюдательные дела организаций, контролируемых архивом.

Перечень документов, подлежащих представлению

и передаче в архив

При ликвидации юридических лиц передаются:

учредительные документы (уставы, учредительные договоры и др.);

решения учредителей, протоколы общих собраний учредителей, собраний акционеров, Наблюдательного Совета;

приказы руководителя по основной деятельности, по личному составу;

штатные расписания и изменения к ним;

балансы бухгалтерские (годовые) и приложения к ним;

статистические отчеты (годовые) по основным направлениям деятельности;

лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы работникам;

личные карточки работников;

личные дела работников;

должностные инструкции работникам;

акты о несчастных случаях на производстве;

документы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

копии актов (справок) проверки соблюдения налогового законодательства, проверки органа ФСЗН при ликвидации организации.

При прекращении предпринимательской деятельности передаются:

приказы о приеме, увольнении наемных работников;

трудовые договоры с наемными работниками;

гражданско-правовые договоры;

лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы наемным работникам;

акт (справка) последней проверки соблюдения налогового законодательства;

копия свидетельства о государственной регистрации ИП.

Платные работы и услуги

К платным работам и услугам относятся:

проведение научно-технической обработки документов;

временное хранение документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь;

разработка проектов локальных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положения об экспертной комиссии, архиве организации);

методическая помощь в организации учета, хранения и использования документов;

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами в порядке, установленном законодательством.

Услуги населению, в том числе платные

Представление документов для просмотра, изучения в читальном зале архива: бесплатно.

Исполнение тематических запросов с просмотром документов: 3 дня – 397,85 руб.

Исполнение запросов биографического  характера с просмотром  документов: 0,5 дня – 66,33 руб. 

Копирование и техническая подготовка  документов: 1 лист – 1,40 руб.

Новые проекты

Создание информационного ресурса «Витебчанин года» – о лауреатах почетного звания.

Прием на хранение документов личного происхождения.

Предложение

Заключение договоров на временное хранение документов негосударственных организаций в архивохранилищах Витебского городского архива.